广东工业大学华立学院文件管理工作的规定

 【关 闭】  【打 印】 【返回前一页】 更新时间:2004-11-18
 
随着学院的迅速发展,为进一步规范学院的文件管理工作,特制定如下规定:
一、关于文件管理机构
(一)学院办公室是学院文件管理的执行机构,主管学院的文件管理工作。
(二)学院办公室须指定学院档案室专职人员负责文件管理工作,文件由档案室专职人员统一收发、审核、用印、归档。
二、关于行文规则
(一)除学院办公室以外,学院其他二级部门不得对外以学院名义正式行文。
(二)须在隶属关系和职权范围内行文,一般不得越级请示和报告。
(三)向下级部门或者本系统的重要行文,要同时抄送直接上级部门。
(四)发文时,除主送单位外,其他单位需要执行或知晓文件的采用抄送形式。
三、关于主送单位
为了便于统一,今后,公文制发时,主送单位按以下名称标注:
1、属普发性的公文,主送单位为“院属各部门”、“各支部”(指院属各行政、教学、教辅部门和党支部)。
2、属非普发性的公文,常用的主送单位有“各职能部门”,“各教学部门”(指各系、部),“各教辅部门”(指教辅机构),“各教学部门、教辅部门”(含各系、部和教辅机构),“各有关部门”等。
四、发文办理程序
行政公文办理包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
(一)拟稿
以学院名义发文,根据内容由主办单位拟稿,非职能部门业务范围内的综合性和重要文件由学院办公室拟稿。
草拟公文应当做到:
1、符合党和政府的方针政策,符合学院的有关规定。
2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅要求简短。只能用毛笔或钢笔,不能用铅笔或圆珠笔书写。
3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应写具体的年、月、日。
4、结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
5、公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应使用阿拉伯数字。
(二)核稿、会签
公文起草后,拟稿单位负责人必须认真核稿并签名。行文内容涉及两个或两个以上部门,拟稿单位必须履行会签手续。
(三)审核
以学院名义发文、公文送院领导签发之前,应当由学院办公室进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针、政策有关规定,是否与有关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。
学院办公室对下列文稿予以退回重办:
1、未经来文单位负责人核稿的。
2、文件格式混乱,眉目不清,头尾不全,附件遗漏或主抄单位不清的。
3、文稿潦草,字迹不清,自造简化字,由铅笔或圆珠笔起草或修改的。
(四)、签发
审批发文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。以学院名义发文由学院办公室送主管院长签发,以部门名义发文由部门负责人签发。
五、标准校对人
为了进一步增强校对人的责任意识,避免公文内容出现错漏,切实体现公文的严肃性,今后,在公文末端左下角标准校对人姓名。具体要求如下:
1、校对人为公文拟稿单位负责人或拟稿单位负责人指定人员。
2、公文正式印制前,校对人必须以认真、负责的态度对公文内容(包括标点符号)进行逐字逐句地核对,并在作为存档用的“广东工业大学华立学院发文稿纸”的“校对”栏内签名。
3、印成的公文末端左下角标注“校对:×××”的字样。
4、学院办公室对公文建立监测机制,定期向全院通报公文校对中出现的错漏情况。
六、本规定自二OO四年十一月十三日起施行。
 
 
广东工业大学华立学院
二OO四年十一月八日
日期:2004-11-18 阅读:5067次