广东工业大学华立学院档案利用制度

 【关 闭】  【打 印】 【返回前一页】 更新时间:2004-11-18
 
根据国家《档案法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》(即“6”号令)的有关规定,本着既方便工作,有利于保密,确保安全的原则,制定本制度。
第一条  本校的档案资料主要为本校服务,也为社会服务。查阅档案必须严格履行登记手续,一般应当在档案室阅览室查阅。如确需借出时,必须经综合档案时主任或有关领导批准,并办理借阅手续,限期归还(一般不超过15天)。
第二条  查阅已公布开放的档案材料,本校师生员工凭工作证、学生证;校外人员须持单位介绍信(写明查阅问题、目的)和本人工作证,履行登记手续后方能调阅。
第三条  本校各单位人员调阅档案,原则上只能调阅本单位形成的卷宗。如确需调阅其他单位形成的档案,必须持本单位介绍信,写明查阅目的、问题,经立卷部门负责人签字批准并征得校办主管主任或综合档案室主任同意,方能调阅。
第四条   凡调阅党委会议记录,校长办公会议记录,绝密档案材料,又密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应由本单位负责人提出查阅报告,经校办主任或综合档案室主任审批,必要时报请党委书记或校长审批后,限定性的阅读有关内容,不得带出综合档案室,不得摘抄。如确音因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交给综合档案室注销。
第五条        凡借阅有关人员的处分、处理材料,属于一般干部、职工、学生和科级干部的,须经综合档案室主任或档案室形成部门负责人批准;属处级干部的要经党委书记批准。
第六条        非公开的科研课题档案,原则上提供参与课题研究工作的有关人员利用。本校其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人或科技处负责人签署意见,必要时报请主管校长审批后,方能调阅。
第七条        借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任;不得撕卷或撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄,档案人员对摘抄材料,应认真核对,经综合档案室主任审批后,方可盖章;未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严格处理或经济处罚。
第八条        出版类的“审稿意见”,不宜与被审稿的作者见面,只提供给该出版物的编辑人员利用。
第九条        外校人员利用档案,要按规定收取咨询费和调档费,若复印除收复印费外,还要收档案保护费。校内复印档案,收取工本费,如私人利用非本人形成档案,案校外人员收费标准执行。
第十条        查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究责任。
第十一条           未经学校授权和上级主管机关批准,任何组织和个人都无权公布档案。
第十二条           境外人员查阅档案,须按国家的有关规定办理。
 
 
广东工业大学华立学院综合档案室工作职责
一、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作。
二、制订本校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。
三、负责收集、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案。
四、开展档案的开放和利用工作。
五、负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资料。
六、参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流。
七、负责全校档案工作人员的业务培训。
八、开展档案宣传工作和利用者教育活动。
九、开展档案学习研究和交流活动。
 
 
广东工业大学华立学院档案工作保密制度
 
  为确保档案中国家秘密的安全,根据国家《保密法》和《档案法》及有关法规,特制定本制度。
第一条、 档案工作人员应严守党和国家秘密,认真执行国家《保密法》及有关法规和本校保密制度,做好档案安全保密工作。
第二条、 档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。
第三条、 对不归档的重要的秘密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定,需要销毁的秘密级以上的档案材料,必须登记造册,经主管档案工作的校长批准后,由2人以上共同负责监销。平时办公废纸、废件、重复件、不得随意丢掉,必须销毁。
 第四条、 在档案整理工作中,应将秘密与非秘密的文件材料严格区分,分别组卷,并在秘密档案的“案卷封面”和“案卷目录”中注明“秘密”或“机密”字样,以引起利用工作时注意,防止泄密。
    第五条、 尚未整理装订的档案材料,不得随便堆放,必须置放于柜内,妥善保管。
     第六条、 严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度,认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员,调动工作时,应向接替人员办理移交手续。
     第七条、 档案库房必须配备安全防范设施,非经管(或本室)人员,未经同意,一律不得入内。
     第八条、 秘密级档案材料,一般情况下,只供在阅览室查阅。若需借出,应办理审批手续,方可借出,借出后须承担档案秘密的安全责任。
     第九条、 借阅非本部门形成的属内部和秘密的档案材料,须凭单位介绍信,并经综合档案室主任或档案形成部门负责人批准,方可查阅。
     第十条、 复印秘密级档案材料,应严格履行审批、登记手续。复印件应标明复印单位、份数、日期,并同原件一样管理。复印需在综合档案室复印。
     第十一条、 综合档案室必须履行行政监督职能,对保护秘密级档案安全有功者,提请学校给予表扬、奖励;对遗失、泄露秘密级档案者,提请学校给予处理处分。
第十二条、 附:《保密守则》
 
保密守则
(一)不该说的机密,绝对不说。
(二)不该问的机密,绝对不问。
(三)不该看的机密,绝对不看。
(四)不该记录的机密,绝对不记录。
(五)不在非保密本上记录机密。
(六)不在私人通信中涉及机密。
(七)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。
(八)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
(九)不在普通电话、明码电报、普通邮电局传达机密事件。
(十)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
 
 
广东工业大学华立学院档案鉴定和销毁制度
 
    第一条  为加强对有价值的文件材料的保护和管理,对保管期限已
满的各门类档案有计划地进行鉴定工作。
    第二条  档案的鉴定工作,必须坚持以全面、历史、发展的观点鉴
定档案价值,按照各门类档案的保管期限表的规定,对不再有保存价值
的过期档案进行处理,原规定欠妥的,经认真研究后重新规定保管期限。
    第三条  销毁档案先由部门作出初次鉴定,后经鉴定小组(学校主
管领导、部门负责人、档案室负责人、该类档案管理人员组成)作出鉴
定,对到期的档案提出销毁或延长保管期限意见。
    第四条  凡符合销毁条件的档案必须先造销毁清册,经鉴定确无保
存价值后报分管档案工作的校领导批准,方可销毁。
    第五条  销毁档案时需由两人负责在指定地点销毁,并在销毁清册
上签字,销毁清册应由综合档案室立卷长期保存。
 
 
 
 
 
广东工业大学华立学院档案库房管理制度
 
    一、档案库房是学校安全保卫工作的重要部位,要有专人管理,档
案箱柜的钥匙由专人专柜保管,非本室工作人员不得擅自入内。
    二、档案库房严禁放置易燃、易爆、腐蚀物品及其他杂物。
    三、切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉工作,保证库
房的清洁卫生。
    四、接收档案时,要仔细检查档案案卷,平时也要定期翻动档案案
卷,检查有无虫蛀、霉变及字迹褪色等问题,及时做好档案技术保护工
作。
    五、库房要配备温湿度测量仪器和空调机、吸湿机等设备,管理人
员根据天气变化情况及时调节库房内的温湿度,尽量保持在理想的指标
范围内(温度:14~24℃,湿度:40—65%),同时要做好温湿度记录和分
析工作。
    六、工作人员每天下班时,须认真检查水电、门窗是否关好,发现
问题及时处理。
    七、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法,做好消防器
材的保养、安全工作。节假日前,均做一次安全防火检查,堵洞、消除
隐患。
 
 
 
广东工业大学华立学院档案室工作人员守则
 
    一、坚持四项基本原则,认真贯彻党的路线、方针、政策。
    二、遵纪守法,廉洁奉公,不以职谋私,抵制各种不正之风。
    三、忠于职守,认真负责,不迟到,不早退,上班时间不闲谈。努
力做好本职工作。
    四、谦虚谨慎,戒骄戒躁,耐心听取意见,接受群众监督,全心全
意为师生员工服务。
    五、注意调查研究,坚持实事求是的工作作风。
    六、加强学习,钻研业务,不断提高业务水平和工作能力。
    七、团结协作,文明礼貌。
    八、增强保密意识,养成良好的保密习惯。
 
 
 
 
 
日期:2004-11-18 阅读:14279次