广东工业大学华立学院办公自动化系统管理制度

 【关 闭】  【打 印】 【返回前一页】 更新时间:2008-3-10
广东工业大学华立学院
办公自动化系统管理制度(试行)
第一章 总  则
第一条 为保障我院的办公自动化系统能够得以顺利推广、可靠运行及正常应用,提高工作效率,有效降低和节约成本,保障文件和各种信息传递快捷畅通,特制定本管理制度。
第二条 办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖院、学部、各处职能部门的综合办公系统,是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分,是提高全院工作效率和管理水平的必要手段。
第三条  学院按照“简单、实用、高效、安全”的原则建设和运用办公自动化系统。
第二章 组织机构与职责
第四条 学院办公自动化工作由学院信息化建设工作领导小组统一领导,院长办公室负责组织实施。
 
第五条 学院OA系统采用正方数字化校园信息平台的应用系统,杭州方正电子工程有限公司负责软件开发及升级工作。
 
第六条 院长办公室负责OA系统的日常运行和管理工作;网络中心负责日常维护工作。
第七条 学院OA系统由行政办公、教学管理、人力资源管理、学生综合管理、党委办公、党务等模块子系统组成。院属各单位是OA系统的终端用户。各部门应由一名领导分管办公自动化工作,同时须指定一名兼职管理人员(内勤或文秘人员)负责信息的接收、处理、传送、存档等工作(包括有关事项涉及本部门所属人员的通知),以及日常维护等技术工作。
第三章 信息管理
第八条 OA系统所涉及的各种公文的处理按照我院公文处理的有关规定办理。
第九条 信息的发布
一、学院各单位(部门)只能以本单位(部门)的名义发布文件和信息。以学院或各部门名义通过该系统发布的电子公文,具有与原纸质公文同等效力。
二、学院下属各单位按董事会和学院的要求,及时发布上报信息(数据),学院各职能部门应按董事会要求及时发布向上级报告的信息。
三、发布文件和信息实行登记审批制度。各单位要建立发布信息登记簿,对所发布的信息编号登记,填写“信息发布审批单”并由单位领导审核签发。各单位领导必须严格审核拟在OA系统中发布的信息,对发布的信息的可靠性和严肃性负责。
四、OA系统所涉及的各种公文的处理按照我院公文处理的有关规定办理。严格执行学院有关文件归档的规定,各单位在OA系统上发布信息的同时,要打印两份纸质文件,连同“信息发布审批单” 一并保存,年终移交学院档案室存档。严禁各单位只发文而不归档保存。
五、为避免责任不清,文件和信息一般只发布到各单位办公室公文管理员,由公文管理员接收办理。
第十条 信息的接收
一、系统正式运行后,各用户单位必须在每天上午9:00前、下午3:00前和上下午下班前一小时内分别进入系统浏览一次,及时签收信息,以保证办公信息的正常流转。
二、各单位公文管理员在接收信息后须进行签收回执操作,发布信息单位以此作为检查各单位是否接收到信息的依据。发布信息单位要检查并及时催促各单位接收信息。各单位必须在当天签收信息,最迟不能超过第二天。
三、发布信息单位要将每次发布信息回执打印、保存备查。
第十一条 信息接收后的办理
实行信息办理登记制度。各单位公文管理员要将收到的信息(主要是指文件)下载、打印和登记,及时送交本单位领导批阅处理,办理完毕要保存备查。一般文件要求保存到年底或一年,对本单位具有长期指导作用的文件要长期保存。
第十二条 院长办公室负责对各单位发布、接收、处理信息的情况进行检查,发现问题及时通报并协调解决。
第四章 系统安全与保密
第十三条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守国家相关关法律、法规。
第十四条 OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第十五条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息,不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。
第十六条 OA系统用户身份识别文件(ID文件)和用户口令应注意保秘,以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
第十七条 所有使用该系统的人员均有保密的责任,不得随意发布涉及国家和学院机密以及其他不宜发布的信息。
 
第五章 责任与处罚
第十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理办法,违反者应承担相应责任并接受处罚。
第十九条 不执行本管理制度第三章规定,影响信息的正常接收、处理、传送、存档,导致系统不能正常运转的单位和个人,学院将根据情节给予通报批评和责任追究。
第二十条 违反本管理制度第四章规定,造成不良影响、导致系统损坏等后果者,给予行政处分,并视情况予以一定的经济处罚。
第二十一条 违反本管理制度规定,给国家、集体或他人权益造成损失者,应当依法承担民事责任。
第六章 附 则
第二十二条 本管理制度由院长办公室负责解释。
第二十三条 本管理制度自发布之日起试行。
日期:2008-3-10 阅读:7404次